Envoi de devis ou de factures, emailing publicitaire : aucune entreprise ne fait le compte des documents qu’elle envoie ou qu’elle reçoit, chaque jour. Pourtant, au bout de quelques années, cela peut représenter des dizaines de milliers de feuilles qu’il faut conserver. Oui, mais pourquoi et comment faire ?
Documents juridiques d’entreprise : quelle est leur durée de conservation ?
Beaucoup de documents sont à préserver dans la salle des archives : documents commerciaux ou encore administratifs. C’est parce que de nombreux papiers revêtent une importance capitale que les documents finissent par s’accumuler. La raison ? Entre plusieurs documents commerciaux, certains sont à garder pendant deux ans. D’autres, pendant…30 ans. Les jeter serait très grave.
Chaque document a une valeur probatoire. Cela veut dire ; pour reprendre l’exemple ci-dessus ; que certains, pendant une durée de deux ans peuvent sortir l’entrepreneur d’une situation contentieuse alors que d’autres peuvent lui être demandés pendant 30 ans. S’il n’est pas en mesure de les présenter à qui de droit, il s’expose à bon nombre de sanctions, avec, dans un premier temps, le paiement d’une amende dont le montant peut varier, mais qui peut monter dans certains cas à 5 000 euros.
En ce qui concerne les documents juridiques, la question ne se pose heureusement pas : ils sont à conserver pendant toute la durée de vie de l’entreprise. Notez qu’il est possible de vous les demander, même après une liquidation judiciaire. Il faut donc bien veiller à les conserver.
Pourtant, se borner à les mettre sous caisse n’est pas une bonne idée. Nous vous en expliquons la raison et comment faire pour avoir des archives d’entreprise bien ordonnées.
Comment conserver durablement ses documents juridiques ?
Si vous ne deviez conserver que les documents juridiques, cela serait beaucoup plus simple. Une simple étagère suffirait certainement. Mais ce n’est pas le cas. Et c’est l’accumulation des documents qui fait que souvent, on se sent débordé par ses archives.
Comme nous l’avons vu, les documents ayant une valeur probatoire peuvent vous être demandés à tout moment. Mais il faut pour cela arriver à les retrouver parmi d’autres milliers d’autres papiers. L’organisation est donc de mise.
Mais pour cela, il est nécessaire avoir un peu de temps à dédier à ce classement. Or, les entrepreneurs n’ont aucun moment à consacrer à leurs archives. Pourtant, une fois que l’on en a compris les enjeux, il ne faut pas hésiter à externaliser ce travail à une société d’archivage spécialisée (exemple).
Regarder les conditions de conservation (humidité, présence de nuisibles), procéder le tri des autres archives, selon leur durée de conservation propre, suppression des documents inutiles, classement et rangement sont le lot quotidien de ces entreprises.
Mais leurs services ne s’arrêtent pas là car les archives ne se déclinent pas uniquement en des papiers. La digitalisation est à l’ordre du jour. Où en êtes-vous au niveau de la transition numérique ? Etes-vous prêts pour digitaliser tous vos documents papier ? Si ce n’est pas le cas, il est préférable de demander rapidement de l’aide.