Convenir d’une date avec les déménageurs, préparer ses salariés à ce changement : un transfert d’entreprise n’est pas une partie de plaisir. Mais le plus souvent, le déménagement est positif pour la structure. Quelles formalités doit-on remplir quand on effectue un déménagement de bureaux ?
Déménagement d’entreprise : comment doit procéder le dirigeant ?
Passer par une société de déménagement représente un coût, mais il serait utopique de penser pouvoir le faire seul, surtout si l’entreprise a plusieurs salariés.
Quand on en est au stade de la visite, il est préférable de se rendre dans les locaux avec un cahier des charges qui décrit les besoins présents, mais aussi futurs. Même s’il ne faut pas voir trop grand, il faut voir suffisamment grand en fonction du développement de l’entreprise, pour ne pas être obligé de réitérer l’opération dans quelques années à peine.
Le nouveau local nécessite-t-il des travaux ? Cela peut être de l’isolation, du chauffage, ou tout simplement la pose de cloisons pour des bureaux et de la peinture. Il est pourtant nécessaire de chiffrer tout cela et de comparer les devis des artisans qui seront sollicités à cet effet.
Pour pouvoir anticiper et organiser au mieux le déménagement, il est préférable de contacter les déménageurs bien en amont, pour réserver une date et prévoir la visite technique. C’est le cubage et les difficultés potentielles rencontrées dans l’ancien local mais aussi le nouveau qui permettent de donner un prix fixe pour le déménagement.
Les étapes à respecter pour un déménagement professionnel réussi et rapide
En fonction du bail commercial signé, la durée du préavis peut être plus ou moins longue. Quoi qu’il en soit, il convient d’envoyer au bailleur un recommandé avec accusé de réception, pour le prévenir de ce départ.
Les salariés peuvent appréhender eux aussi ce changement. La meilleure attitude, après avoir consulté le CSE est de prévoir des aménagements et des compensations pour les personnes qui auraient plus de temps de déplacement pour venir travail. Tout cela, bien entendu doit être budgétisé.
Mettre ses équipes en valeur en leur proposant de nouvelles missions leur permettra de mieux appréhender ce départ et de matérialiser par des actions concrètes : réflexion commune sur l’ergonomie qui peut être apportée dans la future organisation de travail, mais aussi missions relatives au déménagement en lui-même (se charger de mettre en cartons les archives, commander du nouveau matériel informatique ou du mobilier…).
Enfin, restent toutes les formalités administratives, comme procéder au changement d’adresse sur ses documents pros, en informer les fournisseurs d’énergie, l’opérateur de téléphonie et d’internet etc…
Un déménagement doit être vu comme une opportunité de se rapprocher de ses clients. Lors de l’annonce du changement d’adresse, pourquoi ne pas faire une opération marketing : une réduction sur des produits à la première visite, par exemple ou même organiser un événement pour fêter l’ouverture de la nouvelle boutique ?
L’important est de ne pas délaisser sa clientèle, quand on effectue un déménagement. Clients, fournisseurs, salariés et déménageurs : le facteur humain compte beaucoup dans la réussite de ce changement.